Un constat de terrain

Les bases de données sont aujourd’hui indispensables à la gestion des collections. Véritables répertoires numériques de notre patrimoine, elles contiennent la carte d’identité de l’objet, son nom, sa photo, mais aussi son historique.

Pas de connexion wifi, pas d’internet, pas assez rapide, trop de possibilités… Pensées comme des outils complets et exhaustifs, ils n’en restent pas moins des outils parfois difficiles à utiliser lors de chantiers des collections.

C’est fort de ce constat que nous avons construit et mis en place des outils qui nous semblent plus adaptés au travail de récolement sur les chantiers des collections. L’objectif : harmoniser la saisie par plusieurs agents et développer des outils de vérifications internes. Nous souhaitons surtout conserver une malléabilité qui permet de s’adapter rapidement à toutes les situations rencontrées au cours de nos missions.

Lors des chantiers des collections, il n’est pas rare de mener plusieurs opérations de front : récolement, prise de vue ou encore transport. Ces différentes opérations nécessitent l’édition de divers documents, bien souvent en masse ! En effet, liste de colisage, constat d’état sommaire, prise de vue, sont autant de documents indispensables à produire pour l’enrichissement des connaissances et la régie des collections. C’est là qu’un outil flexible, qui centralise le contrôle et l’édition papier ou numérique de ces documents, est fondamental.

Un outil d’inventaire multiple et adaptable

Cet outil se doit d’être simple à appréhender et à utiliser, il doit également permettre l’harmonisation des procédures entre les différents agents de saisie. Cette harmonisation se fait notamment par le biais d’un thésaurus construit en amont du chantier et enrichi au cours de la mission, le cas échéant, ou encore par la saisie automatisée de la masse d’un objet depuis une balance connectée.

Outre l’harmonisation, l’outil permet de fluidifier la chaîne opératoire du chantier des collections par la facilitation des opérations redondantes et en assistant les opérateurs lors de leurs phases d’autocontrôle.

MS Excel est un outil présent dans quasiment tous les musées, en complément, ou en substitution aux logiciels de gestion de bases de données. Nous sommes habitués à le voir, mais sous-estimons bien souvent les capacités de travail que ce logiciel peut proposer. C’est cette plateforme, déjà déployée dans une majorité de structures patrimoniales, que nous avons utilisé pour développer nos outils. De plus, Excel est généralement avec les solutions de base de données déployées dans les musées. Il permet donc le transfert des informations collectées lors d’une mission vers la base de donnée, en cours ou en fin de chantier.

Ces outils ont déjà été mis en place et éprouvés sur nos derniers chantiers d’envergure comme au Musée archéologique de Saint-Romain-en-Gal avec la société Dmuse ou encore au musée du papier peint de Rixheim lors du chantier des collections des albums et dormants.